「イベント当日、何をすればいいのか分からない」
これは初めてイベントを担当する人が必ずぶつかる悩みです。
準備はしてきたものの、当日の動き方、トラブル対応に不安がある。そもそも全体の流れが見えていないなど。こうした状態のまま当日を迎えると、失敗のもととなります。

ここでは、イベント当日の流れを整理しながら、やるべきことを具体的に解説します。
是非参考にしてください！※今回は屋内でのイベントを想定しております。

イベント当日は大きく下記の通り6つのパートに分かれています。
それでは、ひとつづつ見ていきましょう。

パート➀：搬入・準備

パート②：設営・機材チェック

パート③：リハーサル

パート④：受付・開場

パート⑤：本番運営

パート⑥：撤去・搬出

パート➀：搬入・準備

会場に到着したらまずは搬入の準備と会場設備の確認を行います。
特に会場設備は事前に確認していても当日変更になっている場合もありますのでしっかり確認しましょう。数人で会場設備確認。残りのメンバーで資材・機材の搬入を行うとスムーズです。

〇主な会場設備のチェック項目
・会場内配置確認（ステージ位置、受付位置、楽屋位置、導線確認など）
・会場使用物品確認（机、椅子、パーテーションなど）
・会場設備確認（電源、音響機材、照明機材など）

〇搬入時における注意点
・搬入した機材などの置き場確認
・会場の壁などを傷つけないように倒れやすいもの、転がりやすいものは注意
・重量物を運ぶ際は怪我に十分注意する

パート②：設営・機材チェック

搬入等が終わりましたら、次は設営と機材チェックを行っていきます。
メンバーを事前に各セクションごとに振り分けて効率よく進めていきましょう。

〇主な設営例
・ステージ、装飾物設営
・音響機材設営
・照明機材設営
・映像機材設営
・受付、会場入り口設営
・看板、案内板設営
・控室、楽屋設営　など

〇主な機材チェック例
・音響機材
・照明機材
・映像機材
・ステージ機構（緞帳、袖幕など）

パート③：リハーサル

次は、本番を想定したリハーサルを行います。
不安要素が残らないよう、なるべく詳細に確認するようにしましょう。

〇リハーサルで確認すること
・出演者の立ち位置
・演出関係（音響、照明のタイミングや映像チェックなど）
・本番での動き、時間
・導線確認　など

パート④：受付・開場

リハーサルが終われば受付、開場を行います。
各メンバーに配置についてもらい、順にお客様に入場してもらいましょう。
事前に各メンバーに配置位置、トラブル時の対応マニュアルを共有しておけばスムーズに進みます。

〇開場時の主な対応について
・受付対応（当日チケット購入者への清算、参加者チェック、配布物の配布など）
・会場誘導（席誘導、問い合わせ対応など）
・クローク対応
・混雑、トラブル対応　など

パート⑤：本番運営

いよいよ開演の時間になりました！
リハーサル等で確認したことを踏まえて円滑に進めていきましょう！
ただし、急なトラブルが起こる場合もあります。トラブルシューティングはしっかりしておきましょう！

〇本番時のトラブル例
・進行の遅延、時間の配分ミス
・音響、照明、映像などの機材トラブル
・来場者、スタッフの体調不良
・出演者の遅刻
・会場設備のトラブル
・騒音などによる近隣トラブル　など

パート⑥：撤去・搬出

本番が終われば、撤去と搬出を行います。
ここでよくあるのが、会場のレンタル時間が迫ってきたなどの理由で、焦って怪我をしてしまったということです。イベントを楽しく終えるために気を抜かず行いましょう。
お疲れ様でした！

〇撤去、搬出時の注意点
・会場のレンタル時間を余裕を持ったものにする
・会場備品などは原則、原状復帰を行う
・搬出する順番を事前に決めておき、共有しておく
・機材転倒などには十分気を付ける。
・忘れ物、戻し忘れの無いよう最終チェックを行う

いかがでしたでしょうか？モノコトイベント研究所では上記すべての項目に対してお客様と一緒に考え、伴走していきたいと考えています。やりたいコト、気になるコト、わからないコト、何でも聞かせてください。一緒にカタチにしていきましょう。